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貨代軟件的定義

貨代軟件泛指貨運代理公司用的管理信息系統。也叫貨代系統、貨代操作系統、貨代管理系統、貨代信息系統。目前國內貨代公司分為國際貨代（又分為海運貨代、空運貨代、鐵路運輸代理）、內貿貨代、公路運輸代理等。相比較而言，國際貨代的操作人員電腦操作水平要高于國內貨代業務的操作人員。所以目前貨代軟件主要應用于國際貨代企業。

 

貨代軟件的發展歷程

貨代軟件從貨代公司在中國出現就出現了，最初一般為dos系統下的軟件，數據庫采用foxbase等簡單的數據庫，功能多是打印提單、委托單、場站收據、簡單的費用管理等。
隨著計算機技術的發展，windows下的編程和數據庫技術得以迅速普及，并大量應用于貨代軟件的開發中。95-2000年代的貨代軟件多用PB+MYSQL開發。2001年2006年出現的貨代軟件多用Delphi+MS-SQLSER開發。隨著網絡的普及，06年之后出現的貨代軟件多采用C#開發。但是B/S版本的貨代軟件在國內并沒有普及，目前普及的多是delphi寫的C/S程序。

 

貨代軟件的供應商

貨代軟件供應商在國內每個港口都有多家，上海、廣州、深圳、廈門、青島(東勝貨代軟件總公司在青島)、天津、寧波、大連等國內外貿集裝箱吞吐量達的港口城市都有多家貨代軟件供應商。但是目前還沒有哪一家供應商在某個港口壟斷或者在全國范圍內大面積推廣。之所以會出現這種情況是因為貨代軟件是一個客戶范圍比較窄，銷售額較低的產品；同時貨代公司的管理五花八門和各個口岸的業務差異，使得軟件功能不能推出一個標準化的產品。但是隨著貨代軟件供應商所實施的客戶群體越來越多，很多貨代軟件在系統中做了大量的參數以及靈活的權限設置，這樣大部分貨代公司通過參數設置和權限設置即可滿足自己的要求。當然有些大型貨代公司有些特殊的要求，這種情況一般都需要軟件供應商做二次開發，當然貨代公司也會因此支付額外的費用，有時候這種費用比貨代軟件本身的價格都有可能高。二次開發的費用在貨代公司跟軟件供應商簽訂合同之前一般商定好，但是在開發過程中貨代公司的需求往往因為事前考慮不周而產生變化，所以給軟件供應商帶來了合同外的工作量。這樣就需要軟件供應商和客戶去協商費用以及軟件交付的周期，這個矛盾處理的好壞是決定軟件能否實施成功的一個關鍵因素。
最初的貨代軟件供應商一種是貨代公司的電腦技術部門或者其人員因為對業務比較了解，在給自己的公司開發了軟件之后，逐步推廣到其它客戶；另一種是貨代公司找普通軟件公司定制開發，軟件公司逐步將這個項目發展為通用的產品。當然現在還有一種軟件供應商，那就是從原貨代軟件供應商分離出來的個人成立公司。不管是哪種類型的供應商，都必須對貨代業務非常了解。 所以貨代公司在選擇軟件供應商的時候，一定要選擇經驗豐富的企業，即使再大的貨代公司，你給軟件公司再多的錢，如果他不在行，項目的風險依然非常高。

貨代軟件的價格隨著競爭的加劇越來越低，從最初的一套動輒幾萬元下降到現在的幾千元，甚至有軟件賣到不到1000元。由于貨代軟件供應商的規模比較小，價格管理不規范，很多公司都是憑感覺報價，沒有統一的價格，不同的sales之間的基本報價不同、折扣不同。在沒有遇上競爭對手之前死抗價格，遇上競爭對手不管是誰拼命降價。當然這也跟客戶有關，有些客戶只認價格不認產品質量和功能。價格競爭的結果就是軟件供應商沒有后續的升級能力，同時也造成了不同的客人價格不公平，尤其是有些軟件供應商對別人介紹過來的客戶價格要更高，對其他用戶反而低，這也是軟件供應商的道德風險。客戶群體規模較大的軟件供應商有一定的品牌實力，價格可以要的高，但是同時他敢于打價格戰，因為他的產品成熟，后期維護和實施成本非常低。
貨代軟件跟其他管理軟件一樣，價格一般是按照客人安裝電腦的數量來定價格，同時根據客人選擇的模塊數量和需要定制開發的模塊的工作量來確定最終的價格。
 

貨代軟件的價格

貨代軟件的發展趨勢

隨著貨代公司業務模式的變化和計算機技術的發展，貨代軟件逐步朝著管理集成、網絡化、外向型、數據接口多樣化方向發展。

 

集成管理

貨代軟件從最初的制單功能逐步發展為單證綜合管理及多功能輸出（打印、傳真、email、MSN、存為文件、批量輸出）、貨物狀態管理、收付費用管理、結算管理、發票管理、帳務管理等；從輸出最基本的數據統計報表到數據圖形化報表、智能報表、輔助決策分析等；從業務管理發展到行政管理（OA）、客戶服務(EB)等功能。貨代軟件集成的功能越來越多，模塊功能越來越細。這也提高了貨代軟件供應商的進入門檻。成熟的貨代軟件供應商所提供的貨代軟件業務流程順暢、功能細、人性化。
 

網絡化

由于貨代公司逐步朝著集團化方向發展，所以對軟件提出了數據集中和分布管理的要求。即要求數據集中在同一服務器來存儲有要求各個分公司可以獨立管理數據，當然這樣對服務器和帶寬的要求也比較高。另外網絡化還體現在一些數據是可以隨時在互聯網上查詢的到，這樣方便公司管理人員或者人員出差時候對數據的管理。隨著SaaS模式的出現以及國內高昂的帶寬成本、政府及微軟反盜版決心的增強，SaaS模式的貨代軟件會成為中小企業的一個最佳選擇。
 

外向型

貨代公司的信息化情況

貨代公司從最初的使用打自己打印提單到現在使用軟件來統一管理公司業務、行政經歷了多個階段。目前新開張的貨代公司購買最基本的貨代軟件跟購買電腦、傳真機一樣，成了必不可少的一項投資。當然，公司剛剛成立對軟件的需求也僅限于內部管理。一些和貨代軟件供應商合作比較長久、并且貨代軟件供應商有較強的研發能力、貨代公司老板信息化意識較強的貨代公司，在他們的信息化進程上已經賣出了非常超前的步伐。首先的表現是系統內部管控嚴密、靈活，系統輔助決策功能強大，其次是利用網絡技術進行可行有效的電子商務，比如他們的大客戶的網上訂艙、網上提單確認、貨物狀態的實時提醒等。

 

東勝貨代軟件的功能

1.基本功能：目前貨代軟件的基本功能有
（1）制單：委托單、提單確認、入貨通知、派車通知、各種保函的制作等，同時可以批量打印。
（2）費用管理：業務聯系單（單票利潤核算單）錄入，客戶費用確認、月結對帳單，發票申請，付費申請等。
（3）單證管理：核銷單、報關^[1]單、手冊等來往狀態管理。
（4）操作狀態管理：每票貨物目前的操作狀態，便于查看。
（5）代理費用：針對指定貨對代理發生的費用進行管理，包括Shiping Advice的制作，DebitNote/CreditNote,PreAlert,CargoManifest，另外針對三方貿易費用管理有專門模塊。
（6）輔助功能：各種單據導出Excel/Word/Pdf/圖片格式；EDI：跟Intra（CMA,馬世基,ANL等10幾家公司共用的接口）、北歐亞、NYK、煙海、中海、中遠等船公司系統的EDI接口；快遞單打印；船期批量更改；
（7）報關商檢管理：本模塊適用于自己有報關員或者自己可以做商檢的企業。
（8）應收應付費用管理，費用結算。
（9）發票管理：發票的打印、統計等。
（10）統計分析：利潤、欠費等報表分析
2.擴展功能：
(1)電子商務：包括WEB訂艙，客戶端軟件訂艙，網上提單確認（對單），貨物狀態實時查詢和對客人的提醒：對貨物的到貨（入庫）、通關、裝船、開船、到港等狀態及時提醒到客人，提醒方式包括短信、Email、MSN。
(2)帳務管理：管理除了業務費用的日常開支和收入，同時記錄各個帳戶的流水賬，生成憑證進而生成整套帳務。同時可以跟目前主流的財務軟件接口。
(3)行政辦公（OA）：公司公告、個人工作計劃及提醒、公司內部聊天室、個人工作報告及審批、人事管理、考勤分析、個人留言、辦公及管理費用、快遞管理、規章制度及操作規范、公司文檔中心、員工意見建議。
(4)CRM:銷售管理、客戶管理、銷售數據分析、Salse提成及占款利息計算、運價管理。
(5)數據集中管理：結合先進的虛擬應用技術，可利用較低的帶寬實現分公司的數據聯網。